La gestion des charges récupérables est l’un des sujets les plus sensibles en location. Une erreur de qualification, un justificatif manquant ou une régularisation imprécise peuvent rapidement entraîner des contestations.

En France, les charges récupérables sont strictement encadrées par la loi. Mieux vaut connaître précisément ce qui peut être refacturé au locataire — et ce qui ne peut pas l'être.

1. Qu’est-ce qu’une charge récupérable ?

Les charges récupérables correspondent aux dépenses engagées par le bailleur, mais que celui-ci peut légalement refacturer au locataire.

Elles sont définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui fixe la liste "limitative" des charges pouvant être récupérées. Cela signifie que :

• Seules les charges mentionnées dans ce texte sont récupérables.
• Toute autre dépense reste intégralement à la charge du bailleur.

2. Exemples de charges récupérables

Parmi les charges les plus courantes figurant dans la liste officielle :

Parties communes

• Électricité des parties communes et ascenseur.
• Entretien des escaliers et couloirs (nettoyage).
• Produits d’entretien et petites fournitures.
• Rémunération du gardien ou concierge (part récupérable de 40 % ou 75 % selon les tâches effectuées).

Eau et chauffage

• Consommation d’eau (froide et chaude).
• Entretien des compteurs individuels.
• Chauffage collectif (combustible et entretien de la chaudière).

Espaces extérieurs

• Entretien des espaces verts (tonte, désherbage).
• Taille des haies et arbustes.
• Nettoyage des accès et aires de stationnement.

3. Ce qui n’est pas récupérable

Certaines dépenses sont souvent confondues avec des charges récupérables, mais ne peuvent en aucun cas être refacturées au locataire :

• Travaux de rénovation ou grosses réparations (ravalement, toiture).
• Remplacement d’équipements (chaudière, boîte aux lettres).
• Honoraires de gestion locative (si vous passez par une agence).
• Assurance Propriétaire Non Occupant (PNO).
• Taxe foncière (à l'exception notable de la TEOM — Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères).

4. La régularisation annuelle des charges

Lorsque le locataire verse des provisions mensuelles, le bailleur doit obligatoirement effectuer une régularisation annuelle.

La procédure légale impose de :

• Comparer les provisions versées avec les dépenses réelles.
• Envoyer au locataire un décompte détaillé par nature de charges un mois avant la régularisation.
• Tenir les justificatifs (factures) à disposition du locataire pendant 6 mois.
• Rembourser le trop-perçu ou demander le complément au locataire.

5. Les erreurs fréquentes des bailleurs

Mauvaise qualification des dépenses

Inclure une charge de "gros entretien" qui n'est pas dans le décret expose le bailleur à un remboursement des sommes indûment perçues sur 3 ans.

Absence de justificatifs

Si vous ne pouvez pas présenter la facture originale de l'entreprise de nettoyage, la charge est légalement nulle.

Répartition imprécise

Le mode de calcul doit être transparent et respecter le règlement de copropriété (répartition par tantièmes ou selon la surface).

6. Bonnes pratiques pour sécuriser la gestion des charges

Pour limiter les risques de conflit :

• Numériser les factures : Classez-les par bien et par année dès réception.
• Distinguer les frais : Séparez clairement vos frais de propriétaire (PNO, gestion) des charges récupérables dès la saisie comptable.
• Anticiper : Ajustez le montant des provisions si vous constatez une hausse importante des prix de l'énergie pour éviter une régularisation trop lourde pour le locataire.

Conclusion

Les charges récupérables sont strictement encadrées en France. Une gestion approximative peut rapidement générer des conflits et des sanctions financières.

Une méthode claire, des justificatifs accessibles et une régularisation transparente sont les piliers d’une gestion professionnelle. Bien maîtriser ses charges, c’est protéger sa rentabilité et s’assurer une gestion sereine.